Legal
Política de Tratamiento de Datos Personales
OMNIA TECH S.A.S. • NIT 902033892-7 • Última actualización: 23 de febrero de 2026
1. Objeto y ámbito de aplicación
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de OMNIA TECH S.A.S., en adelante OMNIA TECH, establece los lineamientos para la recolección, uso, circulación y supresión de datos personales, cumpliendo con la normatividad vigente en Colombia. Es de obligatorio conocimiento y observancia por parte de todos los colaboradores, contratistas y aliados que traten datos personales bajo la instrucción de la compañía. Su aplicación depende del rol que OMNIA TECH ejerza en cada tratamiento específico, tal como se define a continuación.
2. Identificación del responsable del tratamiento
- Razón social: OMNIA TECH S.A.S.
- NIT: 902033892-7
- Correo electrónico de contacto: info@omniatechia.com
- Sitio web: https://omniatechia.com
3. Definiciones
Para los efectos de esta política, se adoptan las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Título 2, Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015. Se destacan:
- Responsable del tratamiento: OMNIA TECH cuando decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, típicamente para fines administrativos, contractuales y comerciales propios.
- Encargado del tratamiento: OMNIA TECH cuando trata datos personales por cuenta de un tercero (cliente) quien actúa como Responsable, típicamente en el marco de la prestación de servicios de software (SaaS), cloud, CRM, automatización o analítica.
4. Principios rectores del tratamiento
Todo tratamiento de datos personales se regirá por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En su aplicación, OMNIA TECH garantiza que: i) el dato sea tratado para una finalidad legítima; ii) se informe de manera clara y previa al titular; y iii) se adopten medidas para que el dato sea veraz, completo, actualizado y comprensible.
5. Finalidades del tratamiento
5.1. Cuando OMNIA TECH actúa como Responsable del tratamiento, tratará datos para:
- a) Gestionar el ciclo completo de relación con clientes y proveedores (vinculación, facturación, cobro, pago, soporte y terminación).
- b) Realizar procesos de selección, vinculación y gestión de sus empleados y colaboradores.
- c) Desarrollar actividades de marketing y prospección comercial, incluyendo el envío de comunicaciones sobre servicios, eventos y promociones, previa autorización.
- d) Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales.
- e) Garantizar la seguridad de la información, prevenir fraudes y gestionar los accesos a sus sistemas e instalaciones.
- f) Realizar estudios internos, análisis de datos y desarrollos para la mejora continua de sus servicios y productos tecnológicos.
- g) Administrar y analizar la información recolectada a través de cookies y tecnologías similares en el sitio web de OMNIA TECH, de conformidad con la Política de Cookies publicada y vigente, y previa obtención del consentimiento del usuario cuando sea requerido por la ley.
5.2. Cuando OMNIA TECH actúa como Encargada del tratamiento por cuenta de un cliente (Responsable), el tratamiento se limitará estrictamente a las finalidades necesarias para la prestación del servicio contratado (por ejemplo: hospedaje, procesamiento, análisis o administración de datos en plataformas CRM/ERP), de conformidad con las instrucciones documentadas proporcionadas por dicho cliente en el contrato de servicios.
6. Derechos de los titulares
- a) Conocer, acceder, rectificar y actualizar sus datos personales.
- b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a OMNIA TECH (salvo excepciones legales).
- c) Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa.
- e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
- f) Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad.
7. Deberes de OMNIA TECH
7.1. Como Responsable:
Garantizar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares; solicitar y conservar copia de la autorización; informar de manera clara sobre las finalidades; implementar medidas de seguridad; reportar incidentes de seguridad a la SIC cuando corresponda; y cumplir con las instrucciones y requerimientos de la autoridad.
7.2. Como Encargada:
Tratar los datos solo según las instrucciones documentadas del cliente-Responsable; garantizar los niveles de seguridad; notificar oportunamente al Responsable cualquier incidente; y suprimir los datos una vez finalizada la prestación del servicio, salvo que medie una disposición legal que permita su conservación.
8. Procedimiento para el ejercicio de derechos (consultas y reclamos)
Los titulares o sus causahabientes podrán presentar consultas o reclamos a través del correo electrónico info@omniatechia.com
- Para consultas: OMNIA TECH atenderá la solicitud en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. De no ser posible, se informarán los motivos y se señalará una nueva fecha, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.
- Para reclamos (solicitudes de rectificación, actualización, supresión o revocación): el titular debe presentar la solicitud con: i) identificación; ii) descripción de los hechos; iii) datos a corregir/eliminar; y iv) documentos soporte. OMNIA TECH tendrá un plazo máximo de quince (15) días hábiles para atenderlo. De no ser posible en dicho término, se informará al interesado los motivos y la nueva fecha, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.
9. Obtención de la autorización del titular
La presente Política no constituye en sí misma una autorización para el tratamiento de datos personales. OMNIA TECH obtiene la autorización previa, expresa e informada del titular a través de los distintos canales dispuestos para tal fin, tales como formularios web, contratos, comunicaciones electrónicas y otros mecanismos habilitados en el desarrollo de su actividad.
OMNIA TECH obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular mediante mecanismos idóneos que permitan conservar su prueba, tales como formularios físicos o digitales, cláusulas contractuales o medios técnicos en sus plataformas (por ejemplo: checkbox de aceptación). En los tratamientos donde OMNIA TECH actúe como Encargada, corresponde al cliente-Responsable obtener dicha autorización.
10. Transferencia y transmisión de datos
OMNIA TECH podrá compartir datos con terceros proveedores nacionales o internacionales que actúen como nuestros Encargados (por ejemplo: servicios de infraestructura en la nube, soporte técnico). Dichas transferencias se realizarán previa suscripción de contratos que incluyan cláusulas de confidencialidad y seguridad de datos. En el caso de transferencias internacionales, se garantizará que el país destino ofrezca un nivel adecuado de protección de datos o se implementarán cláusulas contractuales estándar. Cuando OMNIA TECH actúe como Encargada, cualquier transferencia se sujetará a lo pactado con el cliente-Responsable.
11. Medidas de seguridad
OMNIA TECH implementa un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información basado en estándares reconocidos, que incluye medidas técnicas (criptografía, controles de acceso, firewalls), administrativas (políticas internas, capacitación) y físicas para proteger los datos. Se cuenta con un protocolo para la gestión de incidentes de seguridad que define los pasos para la identificación, contención, investigación, notificación (al responsable afectado y/o a la SIC) y recuperación ante una posible violación de datos personales.
12. Tratamiento de datos sensibles y de menores
OMNIA TECH, en su rol de Responsable, no procederá a tratar datos sensibles (origen racial, opiniones políticas, salud, vida sexual, etc.) salvo que medie una de las excepciones taxativas previstas en la ley (por ejemplo: consentimiento explícito del titular). El tratamiento de datos de menores de edad se realizará respetando su interés superior y solo previa autorización de sus padres o representantes legales, asegurando que las finalidades sean claras y acordes con su desarrollo.
13. Vigencia de la base de datos y de la política
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento, o por el plazo requerido por disposiciones legales, contractuales o administrativas. La presente Política entra en vigor a partir de la fecha indicada en su encabezado. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares a través de los canales usuales de contacto y publicada en nuestro sitio web https://omniatechia.com/legal.
14. Deberes de los titulares
Los titulares de los datos personales deberán suministrar información veraz, completa, exacta y actualizada; informar oportunamente cualquier modificación de sus datos; ejercer sus derechos de manera responsable y conforme a los canales establecidos; y cumplir con las obligaciones contractuales que tengan con OMNIA TECH cuando el tratamiento de los datos derive de una relación jurídica vigente, sin perjuicio de las disposiciones legales que les sean aplicables.
15. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
OMNIA TECH, en su calidad de Responsable del tratamiento, registrará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esté obligada legalmente a ello, y mantendrá actualizada la información registrada, incluyendo novedades, cambios sustanciales y reportes de incidentes de seguridad, conforme a los plazos y condiciones establecidos por la normativa vigente. La información del registro es de carácter público, salvo la exceptuada por la ley.
16. Limitaciones del tratamiento
El tratamiento de los datos personales realizado por OMNIA TECH se limitará estrictamente a las finalidades informadas en la presente Política y a aquellas autorizadas por el titular o permitidas por la ley. En ningún caso los datos personales serán utilizados para fines incompatibles, ilícitos o no informados, ni serán comercializados o cedidos sin autorización, salvo que exista un mandato legal o contractual que lo permita.
17. Responsabilidad demostrada (accountability)
OMNIA TECH adopta un enfoque de responsabilidad demostrada en materia de protección de datos personales, implementando políticas internas, procedimientos, controles técnicos y administrativos, programas de capacitación y mecanismos de supervisión que permiten prevenir riesgos, garantizar el cumplimiento normativo y demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio la adecuada gestión del tratamiento de los datos personales, en desarrollo del principio de responsabilidad demostrada establecido en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
18. Área responsable de la protección de datos personales
La implementación, supervisión y cumplimiento de la presente Política estará a cargo del área administrativa y jurídica de OMNIA TECH, la cual actuará como punto de contacto para los titulares y la autoridad de control en materia de protección de datos personales, a través del correo electrónico dispuesto para el ejercicio de derechos.